Ordu Üniversitesinde bir süredir çalışmaları yapılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kurulumu tamamlanarak tüm birimlerde kullanılmaya başlandı.

EBYS gerek kurum içi birimler arası yazışmaları gerekse EBYS kurulu olan diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayacaktır ve bu sistemle birlikte yazışmaların standartlaşması, sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi amaçlanmıştır.

Tüm birimlerimizde kullanılmaya başlanan EBYS, belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılması ve bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini amaçlayan bir sistemdir. Ayrıca kurum içi ve kurum dışı yazışmalara ait süreçleri standart haline getirmekte ve yazışmalar için harcanan kaynakların (kâğıt, fotokopi, toner, insan gücü) minimuma indirilmesi de mümkün kılınacaktır.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılan açıklamada fiziksel ortamdaki yaşanan sorunların (belgelerin kaybolması, ulaşım süreleri ile ilgili sorunlar, yazışmalarda yaşanan gecikme ve kopukluklar, personel açığından kaynaklanan sıkıntılar) önlenmesinin veya en aza indirilmesinin de sistemin önemli avantajlarından olduğu ifade edildi.